Visitas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em postos estão cada vez mais comuns. Revendedores são constantemente surpreendidos quando documentos inesperados são exigidos para verificação.
Vale lembrar que, após o e-Social entrar em vigor, boa parte destes documentos vão ser substituídos por arquivos eletrônicos. Ainda assim é necessário respeitar a guarda dos anos anteriores. Sendo assim, fizemos uma lista de documentos imprescindíveis com seus prazos prescricionais e as respectivas bases legais.
Documentos mais importantes:
- 1 - Cartão do CNPJ;
- 2 - Contrato social e alterações;
- 3 - Livro de Inspeção do Trabalho - Tempo de Guarda: Prazo Indeterminado - Base legal não prevista;
- 4 - Comprovante de Recolhimento do FGTS (GFIP) - Tempo de guarda: 30 anos - Base legal Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
- 5 - GRFC - Guia de recolhimento recisório do FGTS e da contribuição social - Tempo de Guarda: 30 anos Base legal Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
- 6 - Relação dos empregados da GFIP - Tempo de guarda: 30 anos - Base legal Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990;
- 7 - Ficha/Livro de Registro de Empregados - Tempo de Guarda: Considerando que tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários (art. 603 CLT e art. 19, Decreto n.º 3048/1999), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado;
- 8 - Relação de Informações Sociais - RAIS; Tempo de Guarda: 5 anos - Base legal Art. 8º, Portaria MTB n.º 1.464/2016;
- 9 - Cadastro geral de empregados - CAGED; Tempo de Guarda: 5 anos - Base legal Art. 2º, § 1º, Portaria TEM n.º 1.129/2014;
- 10 - Controle de ponto dos últimos 06 meses; Tempo de Guarda: 5 anos - Base legal Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT;
- 11 - Folha de pagamento dos últimos 06 meses; Tempo de Guarda: 10 anos - Base Legal Art. 225, I e § 5º, decreto n.º 3.048/1999;
- 12 - Recibo de pagamento dos últimos 06 meses; Tempo de Guarda: 5 anos - Base legal Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT;
- 13 - *Quadro de horário e escala de revezamento;
- 14 - *Escala de revezamento de folgas semanais;
- 15 - *Acordo para compensação/prorrogação no horário de trabalho;
- 16 - Convenção coletiva da categoria;
- 17 - Contribuições sindicais (patronal e empregados) - Tempo de Guarda: - 5 anos Base Legal Arts. 173 e 217, I, CTN;
- 18 - Guia de recolhimento da Previdência Social - Tempo de Guarda: 10 anos - Base Legal Arts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.º 8.213/1991;
- 19 - Comprovante de compra e entrega de vales transportes; Tempo de Guarda: 5 anos;
- 20 - Termo de recisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio - Tempo de guarda: 2 anos - Base Legal Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
*Para os referidos casos não há prazo legal, tratando-se, portanto, de entendimento. Desse modo, nada impede que exista posicionamento diverso ao exposto, situação em que caberá ao empregador adotar o procedimento que julgar mais acertado.
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